ASIANAJOTOIMISTO TAPIO KINANEN TIETOSUOJASELOSTE

1. Yleistä

Asianajotoimisto Tapio Kinanen tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Asianajotoimisto käsittelee ja säilyttää henkilötietoja, miten ja mitä tietoja kerätään, kenelle tietoja luovutetaan ja mikä on tietojen käsittelyn tarkoitus.

Asianajotoimisto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU)2016/679 sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää asianajajatapaa.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja, joiden perusteella voidaan suoraan tai epäsuorasti selvittää, kenestä on kyse.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan Asianajotoimiston asiakasta tai muuta henkilöä, jonka tietoja Asianajotoimisto käsittelee.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Asianajotoimisto Tapio Kinanen
Hämeenkatu 12
05800 Hyvinkää
019 450 370

Yhteyshenkilö:
Klaus Kinanen
OTM
0400 315 356
klaus.kinanen@tapiokinanen.com

2. Rekisterit

Asianajotoimiston käsittelemät henkilötiedot muodostavat tietojen käyttötarkoituksen mukaan jaoteltuna seuraavat rekisterit:

• Toimeksiantorekisteri
• Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi kerättävät tunnistamistiedot
• Laskutustiedot

3. Rekisterien sisältämät henkilötiedot ja tietojen käyttötarkoitus

Asianajotoimiston rekisterit sisältävät seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• Henkilötunnus tai syntymäaika
• Kansalaisuus
• Merkittävän julkisen tehtävän hoitaminen
• Kopio passista, ajokortista tai henkilökortista
• Pankkitilin numero
• Tulo- ja varallisuustiedot
• Tiedot luonnollisen henkilön työsuhteesta tai asemasta yrityksessä
• Toimeksiantosopimukset ja -vahvistukset (toimeksiannon laatu)
• Toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot (asiakkaan ja Asianajotoimiston välinen kirjeenvaihto, puhelin- ja muista neuvotteluista laaditut muistiot)

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettu laki (28.6.2017/444)sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2015/849velvoittavat asianajotoimistoa keräämään asiakkaan tunnistamiseksi tarvittavat tiedot kyseisten säädösten soveltamisalaan kuuluvissa asioissa. Säädösten soveltamisalan ulkopuolella Asianajotoimisto hankkii asiakkaan tuntemis- ja yksilöintitiedot asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseksi ja varmistamiseksi.

Tuntemistietojen käyttötarkoitus on toimeksiannon hoitaminen. Tuntemistietoja käytetään esimerkiksi asioitaessa viranomaisissa ja tuomioistuimissa asiakkaan asiamiehenä ja avustajana sekä esteettömyyden tarkistamiseksi. Asiakkaan puhelinnumeroa, osoitetta ja sähköpostiosoitetta käytetään yhteydenpidossa asiakkaan kanssa. Tietoja asiakkaan asuinolosuhteista ja perheestä sekä asiakkaan ja perheenjäsenten tuloista käytetään esimerkiksi oikeusapuhakemusta tehtäessä (MOK taloudellinen selvitys).

Muun rekisteröidyn kuin asiakkaan, kuten asiakkaan vastapuolen, henkilötietoja käsitellään, jos se on toimeksiannon hoitamiseksi välttämätöntä. Asianajotoimiston yhteistyökumppaneiden henkilötietoja käsitellään yhteistyökumppaneiden henkilöllisyyden varmistamiseksi, asianajotoimintaa koskevien säännösten noudattamiseksi sekä yhteistyön toteuttamiseksi.

4. Pääasialliset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta. Asiakasta ja muita rekisteröityjä koskevia tietoja hankitaan myös julkisista rekistereistä, kuten PRH:lta, sekä muista lähteistä, kuten verohallinnolta ja muilta viranomaisilta, seurakunnilta ja pankeilta. Rekisteröityä koskevia tietoja hankitaan kolmannelta osapuolelta rekisteröidyn suostumuksella.

5. Pääasialliset vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan esimerkiksi:

• Tuomioistuimille ja viranomaisille
• Asianajotoimiston yhteistyökumppaneille
• Kolmansille osapuolille rekisteröidyn suostumuksella

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

• Asiakkaan ja Asianajotoimiston välinen toimeksiantosopimus
• Asiakkaan tai Asianajotoimiston oikeutettu etu
• Rekisteröidyn suostumus
• Asianajotoimiston lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietojen siirrossa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle toimeksiannon hoitamiseksi ja sähköisen arkiston toteuttamiseksi noudatetaan EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetulla tavalla riittävää tietosuojan tasoa.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten. Säilytysaika riippuu henkilötietoryhmästä ja tietojen käyttötarkoituksesta.

Toimeksiannon hoitamiseksi kerätyt henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti toimeksiantosopimuksen keston ajan. Toimeksiantosopimuksen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan, ellei tietojen säilyttäminen ole välttämätöntä esteellisyyden tarkistamiseksi tai asiakkaan tai asianajotoimiston oikeutetun edun valvomiseksi. Rekisteröidyn suostumuksen perusteella hankitut tiedot säilytetään siihen asti, kun suostumus peruutetaan.

9. Tietoturva

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja kansallista lainsäädäntöä. Henkilötietojen käsittelyssä otetaan huomioon Asianajajaliiton hallituksen suositus henkilötietojen käsittelystä 4.5.2018. Asianajotoimiston henkilökunta on perehdytetty noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä yhtenäisiä ja tietoturvallisia toimintatapoja.

Asianajotoimiston tilat ja arkistot ovat lukitut ja vartioidut ja paperiarkistoon on pääsy vain asianajotoimiston henkilökunnalla. Sähköinen arkisto on suojattu salasanoin ja siihen on pääsy vain asianajotoimiston henkilökunnalla. Tietotekniset laitteet ja järjestelmät on suojattu salasanoin ja ajantasaisin palomuurein ja viruksentorjuntaohjelmin. Sähköinen arkisto on jatkuvassa varmuuskopioinnissa. Asianajotoimiston yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa on solmittu salassapitosopimukset ja henkilötietojen luovutuksessa yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille noudatetaan riittävää tietosuojan tasoa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet on lueteltu tässä osiossa. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Ratkaisu rekisteröidyllä kulloinkin olevista oikeuksista tehdään aina kulloisenkin tilanteen ominaispiirteiden perusteella. Oikeuksien käyttöä voivat rajoittaa esimerkiksi Asianajotoimistoa koskeva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus sekä tarve käsitellä tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, estämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee osoittaa edellä mainituin yhteystiedoin asianajotoimiston yhteyshenkilölle.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää henkilötietojensa käsittelystä sekä saada jäljennös häntä koskevista tiedoista ja tarkastaa tiedot. Jäljennös henkilötiedoista toimitetaan sähköisenä kopiona, ellei rekisteröidy vaadi muuta toimitustapaa ja rekisteröidyn vaatima toimitustapa on mahdollinen ja tarkoituksenmukainen. Jäljennös toimitetaan mahdollisimman pian ja monimutkaisissa tilanteissa viimeistään kolmen kuukauden kuluessa tarkastuspyynnöstä. Tarkastusoikeuden käyttämisestä ei peritä maksua, ellei rekisteröidy tarkasta tietojaan kohtuuttoman usein tai pyynnöt ovat selvästi perusteettomia.

Oikeus tietojen oikaisuun

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai täsmentämistä. Asianajotoimistolla on velvollisuus viipymättä oikaista virheellinen tieto.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn ja vastustaa tietojen käsittelyä sekä vaatia tietojen poistamista. Rekisteröidyllä myös oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, jos tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen käyttötarkoitukseen eikä tietojen säilyttämiselle ole oikeusperustetta, tietoja on käytetty lainvastaisesti tai tiedot on poistettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

11. Henkilötietojen käsittelystä valittaminen

Jos rekisteröity katsoo, että Asianajotoimisto on käsitellyt väärin hänen henkilötietojaan, tulee rekisteröidyn ilmoittaa asiasta Asianajotoimiston yhteyshenkilölle asian selvittämiseksi. Jos rekisteröity asian selvittämisen jälkeen edelleen katsoo Asianajotoimiston menetelleen virheellisesti, rekisteröidyllä on oikeus ilmoittaa asiasta tietosuojavaltuutetulle.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja tiedustelut vastaanottaa Asianajotoimiston yhteyshenkilö Klaus Kinanen. Pyynnöt ja tiedustelut tulee lähettää ensisijaisesti sähköpostitse klaus.kinanen@tapiokinanen.com.  Rekisteröity voi ottaa yhteyttä myös puhelimitse, henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen: Asianajotoimisto Tapio Kinanen, Hämeenkatu 12, 05800 Hyvinkää.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan tällä sivulla.

Versio 15.7.2018.