Kuukausi: lokakuu 2016

Mistä AIPAssa on kyse?

Syyttäjälaitoksen ja yleisten tuomioistuinten asian- ja dokumentinhallinnan kehittämishanke eli aineistopankkihanke eli AIPA alkoi vuonna 2010. Oikeusministeriön hankkeen tavoitteena on yhdistää oikeushallinnon alalla tällä hetkellä jo olemassa olevat erilliset sähköiset asiointijärjestelmät sekä luoda uusi yhtenäinen syyttäjien ja yleisten tuomioistuinten sähköinen asiointijärjestelmä. Tiivistetysti pyrkimyksenä on ns. paperiton prosessi, jossa oikeudenkäyntimenettely olisi sekä viranomaisten, tuomioistuimien että asianosaisten näkökulmasta digitalisoitu.[1]

Oikeudenkäynnin vireille saattaminen

Haastehakemuksen liitteineen ja vastaukset voi jo nyt lähettää sähköpostilla tuomioistuimeen. AIPAn myötä askel eteenpäin olisi, että haastehakemuksen lähettämien ja kirjelmöinti tapahtuu suoraan sähköisen asiointijärjestelmän välityksellä eikä sähköpostia enää tarvita. Prosessin asianosaiset sekä tuomari voisivat seurata kirjelmien vaihtoa tietojärjestelmässä.

AIPAn kautta on luontevaa toteuttaa myös syytetyn tiedonsaantioikeus. AIPAn yhteensopivuus poliisin kehitteillä olevan vastaavan tietojärjestelmän VITJAn kanssa on tärkeää, jotta esitutkinta-aineisto voidaan siirtää sähköisesti esitutkintaviranomaiselta syyttäjälle sekä syytetylle ja tuomioistuimelle.

Todistelu oikeudenkäynnissä

Suuri osa oikeudenkäyntiasiakirjoista on asianosaisten tuomioistuimelle esittämää todistelua. Prosessiekonomisesta näkökulmasta sähköisissä oikeudenkäyntiasiakirjoissa on monia etuja. Laajoissa jutuissa kirjallisten todisteiden suuresta määrästä voi seurata ongelmia esimerkiksi siitä syystä, että kirjallisten todisteiden yksilöinti ei ole ollut riittävän täsmällistä tai osapuolten käyttämät yksilöintitavat ovat poikenneet toisistaan. Paksujen asiakirjamappien selaamiseen kuluu tällöin suotta aikaa ja vaivaa. Kun taas kirjalliset todisteet ovat sähköisessä muodossa, voidaan todisteiden yksilöinti tehdä sähköiseen asiakirjaan sisällytetyillä sisäisillä viittauksilla. Asiakirjan kirjanmerkkejä käyttämällä yksittäisen todisteen löytäminen monituhatsivuisestakin aineistosta käy sekunneissa.

Istuntosalit tulisi varustaa sellaisilla päätelaitteilla ja tietoyhteyksillä, joiden avulla kaikki oikeudenkäynnin osapuolet saavat jaetun näkymän samaan oikeudenkäyntiaineistoon todistelumenettelyssä. AIPAn tulisi palvella sähköisenä käyttöliittymänä oikeudenkäyntiasiakirjojen hallinnoimista varten. Paperittoman prosessin kannalta tärkeää on toisaalta myös se, että edellä kuvatussa tilanteessa tuomari pystyy tekemään merkintöjä oikeudenkäynnin kulusta ja esille tulleista asioista sähköisiin asiakirjoihin, jotka pysyvät yksinomaan tuomarin tiedossa ja tuomioistuimen neuvottelusalaisuuden piirissä, mutta jotka ovat yksilöitävissä kyseiseen asiaan kuuluviksi.

AIPAlta tulisi edellyttää muitakin kuin vain kirjallisten asiakirjojen esittämiseen liittyviä toiminnallisuuksia todistelumenettelyä silmällä pitäen. Suotavaa olisi, että samaa sähköistä asiointijärjestelmää käyttämällä voitaisiin hoitaa myös esimerkiksi videoneuvottelut. Istuntosalien varustaminen modernilla teknologialla ottaa toki kustannuksensa, mutta ajan myötä voidaan odottaa prosessiekonomisia hyötyjä sekä kustannussäästöinä että lyhentyneinä käsittelyaikoina, kun oikeudenkäyntimenettelyä ei tarvitse keskittää yhteen fyysiseen istuntopaikkaan.

Fyysisen läsnäolon vaatimusta oikeudenkäynnissä pidetään kuitenkin edelleen vahvasti oikeusturvan toteutumisen takaavana elementtinä etenkin rikosoikeudenkäynnissä. Onkin tärkeää, ettei tätä vaatimusta hylätä pelkästään sillä perusteella, että kuuleminen voidaan nykyaikaisen teknologian avulla toteuttaa etänä. Etäläsnäolo on kuitenkin varsin tuore ilmiö ja olisi hyvä, että oikeusturvan toteutumisesta tässä tapauksessa käydään enemmän keskustelua.

Tuomioistuinlaitoksen toiminnan legitimiteetin kannalta olennaista on, että se nauttii kansalaisten laajaa luottamusta. Jos kansalaiset eivät laajasti luota tai ole vielä tottuneet etäläsnäolon kautta tapahtuvaan kanssakäymiseen, ei etäläsnäoloa tulisi ottaa oikopäätä osaksi tuomioistuinmenettelyä. Videoyhteyksien kautta tapahtuvan sosiaalisen kanssakäymisen on saavutettava laaja yhteiskunnallinen painostamatoton hyväksyntä ennen kuin sen käyttö voidaan ulottaa ilman erityistä harkintaa myös osaksi oikeudenkäyntimenettelyä.

Ratkaisu

AIPAn kautta oikeudenkäynnin asianosaiset saavat tiedon myös asiassa annetusta ratkaisusta. AIPA toimisi myös oikeudenkäyntiasiakirjojen julkisuutta palvelevana tietovarantona, josta jokaisella olisi oikeus saada tieto muusta kuin salaisesta oikeudenkäyntiasiakirjasta.

Otetaanko järjestelmässä huomioon myös kansalaisten oikeusturvan toteutuminen?

Tietojärjestelmiä luotaessa ja uudistettaessa esille nousee usein kysymys siitä, onko hanke toteutettu järjestelmä edellä vai onko suunnittelussa otettu huomioon järjestelmän lopulliset käyttäjät. AIPA-hankkeen yhdeksi lähtökohdaksi on otettu käyttäjälähtöinen suunnittelu. AIPAn on tarkoitus mahdollistaa syyttäjävirastojen ja tuomioistuinlaitosten poikkihallinnollinen sähköinen yhteistyö. Lisäksi tarkoitus on luoda rajapinnat muiden viranomaisten sähköisiin järjestelmiin, kuten esitutkintaviranomaisten Vitja-tietojärjestelmään.

Sähköisen käyttöliittymän luominen yksinomaan viranomaisten näkökulmasta on kuitenkin pidettävä kansalaisten oikeusturvan kannalta riittämättömänä Viranomaisten tietojärjestelmien ja toiminnan yhteensopivuus on yksi osa sähköistämishanketta, mutta vähintään yhtä tärkeänä tulisi pitää tuomioistuimeen pääsyn mahdollisimman matalaa kynnystä ja oikeusturvan hakemisen edullisuutta ja yksinkertaisuutta.. Asianajajaliitto on pitänyt tärkeänä, että oikeushallinnon sähköistämisessä tulisi riittävässä määrin ottaa huomioon myös oikeushallinnon asiakkaan asema. AIPAn on oltava prosessin asianosaisten sekä näiden asiamiesten kannalta helppokäyttöinen ja saavutettavissa oleva. Ainakin tällä hetkellä näyttää siltä, että AIPA tukee niitä tietojenkäsittelyohjelmia, joita asiamiehet nykyisinkin tavanomaisesti käyttävät jokapäiväisessä työskentelyssään, kuten PDF-editoria ja Word-tekstinkäsittelyohjelmaa.[2]

On tärkeää, että tietojärjestelmä, jonka puitteissa sähköistä prosessia käydään, tukee niitä tiedostomuotoja, joita tietoyhteiskunnassa tavanomaisesti käytetään. Muussa tapauksessa pääsy tuomioistuimeen vaikeutuisi. Kansalaisten oikeusturvan tehokkaan toteutumisen kannalta ei ole hyväksyttävää luoda oikeudenkäynnin vireille saattamiselle tai oikeudenkäyntiin osallistumiselle esteitä sillä, että sähköisessä prosessissa käytettäisiin omia erityisiä ohjelmistojaan ja tiedostomuotoja.

Omaksuvatko AIPAn käyttäjät uudet sähköiset toimintamallit?

Ainakin käyttöönottovaiheessa on olemassa riski siitä, omaksuvatko tietojärjestelmien käyttäjät uudet toimintatavat. Kysymys ei ole pelkästään tietotekniikan käyttämiseen liittyvästä tietotaidosta vaan myös asenteista ja halusta vaihtaa perinteinen paperiprosessi sähköiseen paperittomaan prosessiin. Sekä tietotaito- että asenneongelmaan voidaan pyrkiä vaikuttamaan henkilökunnan riittävän aikaisessa vaiheessa aloitetulla perehdytyksellä ja koulutuksella.[3] On hyvä, että AIPA-hankkeesta tiedotetaan avoimesti. Tulevista käyttökoulutuksista ja perehdytyksistä hyvissä ajoin etukäteen tiedottamisen voidaan arvioida vähentävän oikeudenhoidon digitalisaatioon kohdistuvia ennakkoluuloja.

Samalla tapaa kuin huolehditaan virkamieskunnan totuttamisesta AIPAan, tulee huolehtia myös oikeudenkäyntiasiamiesten, lakimiesten ja asianajajien riittävästä koulutuksesta. Koska oikeushallinnolla on keskeinen tehtävä yhteiskunnassa ja tietojärjestelmähanketta viedään eteenpäin viranomaisjohtoisesti, ei AIPAan perehtymistä ja siitä kouluttamista ole oikein jättää pelkästään yksityisten ja muiden toimijoiden tehtäväksi. Hyvä olisi, että viranomaiset ja oikeudenkäyntiasiamiehet saadaan saman katon alle päättämään AIPAn käyttöön liittyvistä toimintatavoista.

Voidaanko tietojärjestelmiin luottaa?

AIPA-hanke ja poliisin VITJA-järjestelmä ovat kumpikin jäljessä alun perin suunnitellusta aikataulustaan. Osaksi viivästyminen johtuu tietojärjestelmien kehittelyssä ja keskinäisessä yhteensopivuudessa ilmenneisiin ongelmiin. Hankkeita on myös moitittu liian laajaksi, jolloin tietojärjestelmiin kohdistuvat rasitukset ovat valtavat.[4] AIPAsta ja VITJAsta sanottu muistuttaa julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmien ympärillä käytyä keskustelua. Toivottavaa on, että aikanaan AIPAn kohdalla vältyttäisiin suurilta järjestelmän käyttöön liittyviltä vaikeuksilta. Luultavaa on kuitenkin, että niitä tulee joka tapauksessa esiintymään ainakin alussa. Järjestelmissä olevat viimeisetkin virheet tulevat esille vasta tositilanteessa, kun ne joutuvat oikeasti koville.

AIPAasta tulisi luoda mahdollisimman varmatoiminen ja huolehtia järjestelmään syötettyjen sähköisten asiakirjojen ja muun aineiston varmuuskopioinnista. Jos AIPAan kuitenkin tulisi käyttökatko, pitäisi luoda yhtenäiset toimintamallit sen ratkaisemiseksi, miten käyttökatkon aikana esimerkiksi tiedoksiannot ja haastehakemukset kirjataan. Järjestelmän mahdollisimman hyvä varmuus ja häiriötilojen aikana korvaavien varajärjestelmien olemassaolo ovat välttämättömiä oikeudenhoidon nauttiman yleisen luottamuksenkin ylläpitämiseksi.

AIPAsta tulisi ajatella samalla tavoin kuin käräjätalosta. AIPA tarjoaa tuomioistuinlaitoksen toiminnalle puitteet tulevaisuudessa, kuten käräjäsalit ovat tehneet jo vuosisatoja. Sekä käräjäsalit että tietojärjestelmät on rakennettava sellaisiksi, että tehokkaalle ja oikeudenmukaiselle oikeudenhoidolle on edellytykset.

Toimintavarmuuden lisäksi AIPAsta on kehitettävä tietoturvallinen. Oikeudenkäyntiasiakirjat sisältävät usein yksilöitä koskevaa henkilökohtaista ja arkaluonteistakin tietoa tai esimerkiksi liike- ja ammattisalaisuuksia. Salassa pidettävien oikeudenkäyntiasiakirjojen salassa pysymisen tulee toteutua myös silloin, kun asiakirjat ovat sähköisessä muodossa. AIPAn tulee myös kestää mahdolliset palvelunestohyökkäykset ja tietomurtoyritykset.

AIPAa odotellessa

AIPA-portaalin toteutuminen on lykkääntynyt eikä käyttöönottopäivästä voida vieläkään antaa mitään tarkkaa arviota. Tämä ei kuitenkaan ole syy laiminlyödä omien tietoteknisten taitojen kehittämistä ja täydentämistä sekä uusien toimintatapojen omaksumista. Digitalisaatio läpäisee mitä suurimmalla varmuudella tulevaisuudessa kaikki yhteiskunnan toiminta-alueet ja myös lainkäytön. Konservatiivisena pidetyn juristikunnan on syytä ravistaa päältään vanhoillisuuden verho. Jotkut saattavat pelätä, että digitalisaation myötä työtavat muuttuvat niin paljon, että omalla tämänhetkisellä työllä ei ole tulevaisuudessa enää kysyntää eikä merkitystä. Digitalisaatio on ansiotyön tuhoava paholainen. Asennetta on kuitenkin pidettävä täysin harhaisena ja vääränä.

Digitalisaatio ei vie työtä vaan muuttaa työtapoja ja luo uusia mahdollisuuksia. Digitalisaatio tehostaa ja nopeuttaa työntekoa, jolloin samassa ajassa saadaan aikaan enemmän ja paremmin kuin nykyään. Muutos ei tapahdu yhdessä yössä. Sitä mukaa kuin sähköiset toimintatavat tulevat yhteiskunnassa yhä laajemmin käyttöön, ne ohjaavat myös sitä, millaiselle työlle on kysyntää. Sitä myötä myös toimeksiantojen hoitamisen tavat mukautuvat. Kaikki, jotka eivät nimenomaisesti kieltäydy ottamasta uusia toimintatapoja käyttöön, eivät voi olla oppimatta niitä. Mielekkäämpää kuin pakottautua muutokseen on kuitenkin olla kehityksen kärkijoukoissa, kehityksen suunnasta päättämässä. Digiloikkaan kannattaakin liittyä jo nyt. Se on jokaisen itseään ja ammattiprofessiotaan kunnioittavan juristin edun sekä ennen kaikkea asiakkaan edun mukaista.

31.10.2016

Klaus Kinanen
oikeusnotaari
assistentti

 

 

[1] Oikeusministeriön asettamispäätös 16.2.2010, OM 21/31/2007, Syyttäjälaitoksen ja yleisten tuomioistuinten asian- ja dokumentinhallinnan kehittämishanke, s. 1–5.

[2] Cygnel, Susanna. Laajakulma: Paperiton prosessi, s. 26–29. Advokaatti 5/2016, s. 24–29.

[3] Oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia –sivut. Julkaistu 19.5.2015. https://oikeus.fi/arkeajaajatuksia/fi/index/kehittaminen/viestinviejanaaipa-hankkeessa_0.html. Viitattu 29.10.2016.

[4] AOA päätös 13.3.2015 Dnro 4765/2/13.